divide et impera

Divide et impera? Apakah kita akan membahas sejarah pendudukan Belanda? Bukan, kita justru akan belajar Biologi!

Kita mungkin masih ingat sewaktu sekolah dulu ada salah satu topik mata pelajaran Biologi yang berkaitan dengan penggolongan atau pembagian jenis makhluk hidup. Kita mungkin ingat dengan nama Carolus Linnaeus, seorang naturalis Swedia yang berusaha mengelompokkan semua biota yang hidup di bumi baik di atas daratan maupun di kedalaman laut menurut persamaan dan perbedaan karakteristik yang dimiliki oleh makhluk hidup tersebut dibandingkan dengan makhluk hidup lain. Sebagai contoh semua hewan yang memiliki karakteristik menyusui dikelompokkan dalam Mamalia. Tingkat penggolongan makhluk hidup mulai dari yang tertinggi Domain, kemudian Kingdom, lalu Filum (untuk hewan) atau Divisi (untuk tumbuhan), Kelas, Ordo, Famili, Genus, dan akhirnya Spesies.

Penamaan ilmiah makhluk hidup mengambil 2 tingkat klasifikasi terbawah, yakni genus dan spesies. Seperti contoh kita manusia memiliki nama ilmiah Homo sapiens. Pengklasifikasian ini dikenal dengan istilah taksonomi, berasal dari kata Yunani taxis yang berarti untuk mengelompokkan dan nomos yang berarti aturan. Carolus Linnaeus kemudian dikenal sebagai bapak taksonomi modern.

Lalu bagaimana dengan konten informasi yang ada di dalam suatu institusi/perusahaan? Apakah perlu diklasifikasi seperti ini? Tentu saja. Seperti halnya makhluk hidup, konten informasi dalam suatu perusahaan memiliki banyak keragaman. Yang paling mudah dilihat adalah formatnya, ada yang berbentuk teks, gambar, dokumen atau multimedia. Namun sesuai namanya, yang dilihat adalah konten/isinya, bukan formatnya. Sebagai contoh dokumen SOP untuk pengajuan cuti, dokumen teknis instalasi mail server, dan dokumen laporan keuangan, kesemuanya bisa saja memiliki tipe yang sama yakni dokumen MS Word atau PDF, namun pasti memiliki isi, tujuan dan pengguna yang berbeda. Mirip dengan pengklasifikasian buku perpustakaan, yang tidak digolongkan menurut ukuran buku atau apakah hard cover atau soft cover, namun berdasarkan isinya.

Taksonomi dalam konteks ECM (enterprise content management) sebenarnya adalah penciptaan struktur organisasi dari konten informasi perusahaan, yang sedikit banyak akan mengacu pada struktur organisasi perusahaan itu sendiri. Misalkan dalam suatu perusahaan terdapat divisi HR, IT, dan Finance maka dalam implementasi portal sebagai ECM akan mengelompokkan konten informasi ke dalam ketiga kelompok tersebut. Secara struktural, portal akan memiliki 3 sub portal, masing-masing untuk setiap divisi, dan jika melihat contoh ketiga dokumen pada uraian sebelumnya, maka dokumen SOP akan masuk ke sub portal divisi HR, dokemen teknis mail server ke sub portal IT, dan dokumen laporan keuangan ke sub portal Finance. Ini adalah model taksonomi yang paling mudah dan gamblang.

Selain mengikuti struktur organisasi, pada perusahaan yang lebih bersifat lintas fungsional dimana aktivitas banyak bersifat project lintas divisi, maka taksonomi dapat juga dilakukan berdasarkan project. Jika lokasi perusahaan tersebar di beberapa lokasi, taksonomi dapat berdasarkan lokasi/cabang. Perusahaan manufaktur yang memproduksi sejumlah produk dapat menambahkan taksonomi menurut produk. 

Pada intinya, taksonomi harus dirancang sesuai dengan kebutuhan pengguna dan selaras dengan aspek anatomis/struktural dan fungsional dari perusahaan. Taksonomi yang tepat akan membawa manfaat yang besar, di antaranya kemudahan dalam menemukan informasi yang dibutuhkan, menempatkan informasi dalam konteks, dan menciptakan relasi antar informasi tersebut. Jika ini sudah tercapai, informasi dapat bertransformasi menjadi apa yang disebut sebagai knowledge (pengetahuan). Dan seperti pepatah mengatakan: Knowledge is power. Pengetahuan adalah kekuatan, yang akan membedakan perusahaan terdepan dari kompetitor di belakangnya.